Gremo to dokončat
Enostavnost dostopa do informacij, ki nam jo omogoča tehnologija, je hkrati dobrodošla (z vidika možnosti) in varljiva (z vidika obsežnosti, hitrosti in spremenljivosti).
GTD je sredstvo za napredek lastnega razvoja in produktivnosti ter tudi sredstvo, ki omogoča, da posameznik v delovnem procesu ostane zbran.
Dobrodošli v Gremo to dokončat
Verjamem, da je učinkovitost dobra stvar. Morda je to, kar delate, pomembno, zanimivo in koristno. Morda ni, pa mora biti vseeno narejeno.
Metod je lahko milijon, a načel je le nekaj. Človek, ki dojame načela, lahko uspešno izbira svoje lastne metode. Človek, ki poskuša metode in ob tem ignorira načela, bo gotovo imel težave. Ralph Waldo Emerson[1]
Gremo to dokončat (GTD)
Umetnost GTD
Trije ključni cilji: zajem vseh zadev, ki morajo biti opravljene ali so za vas uporabne; takojšnje sprejemanje odločitev o vseh, v sistem zajetih zadevah in vse te vsebine je treba upravljati in koordinirati.
Večina ljudi, ki jih avtor pozna, ima v danem času najmanj šest ciljev, ki jih želi doseči, ali situacij, ki jih želi izboljšati.
Ko imaš svobodo odločanja o tem, kaj boš delal, moraš sprejeti tudi odgovornost, da glede na dane prioritete narediš dobre izbire.
Najbrž ste sami s seboj sklenili precej več dogovorov, kot se jih zavedate. To so nedokončane ali odprte zanke.
Razmišljajte kot človek akcije, delujte kot človek razuma. Henri Bergson[2]
Če želimo biti produktivni, je potrebno rezultate jasno speficirati.
Če bi imel vaš um kaj lastne inteligence in logike, bi vas na zadeve, ki jih morate opraviti, opomnil samo takrat, ko bi lahko z njim kaj naredili.
GTD zahteva definicijo dveh osnovnih elementov: kaj dokončati (oz. kaj bo rezultat) in kako konkretno je videti to delo (oz. katera je naslednja aktivnosti).
Obveznosti, projekte in aktivnosti morate nadzirati na dva načina, vodoravno in navpično. Vodoravno pomeni, da ohranjate skladnost med vsemi aktivnostmi, v katere ste vpleteni. Navpični nadzor pa po drugi strani upravlja razmišljanje, razvoj in usklajevanje posameznih vsebin in projektov.
Velika težava je, da vas vaš um kar naprej opominja na zadeve, in to takrat, ko v zvezi z njim ne morete ničesar storiti. Um nima občutka za preteklost ali prihodnost.
Vzpostavitev nadzora nad življenjem: pot korakov obvladovanja procesa
Izvedba vseh petih korakov:
- Zajamemo, kar privlači našo pozornost.
- Razjasnimo, kaj vsak od zajetih elementov pomeni in kaj bomo naredili z njim.
- Organiziramo ugotovitve, ki predstavljajo različne možnosti.
- O njih razmislimo.
- Izberemo tiste, ki jih bomo izvedli.
- Izvedemo.
Večina ljudi ima glavne šibkosti pri procesu zajemanja. Večinoma se odločamo glede na zadnje in najbolj glasno.
Vhodne zadeve so torej vse zadeve, ki jih zajamemo na zajemu.
Tri zahteve, ki naredijo fazo zajema učinkovito:
- Spravite vse iz svoje glave.
- Zmanjšate število mest za zajem.
- Redno praznite orodja za zajem.
Tok gre tako, da iz zadev naredimo vhodne zadeve. Vprašamo se kaj je to in ali je treba kaj narediti. Če ni potrebno potem so tri možnosti: smeti, nekoč morda in arhiv. Če je potrebno kaj narediti je vprašanje: kaj je naslednja aktivnost. Če je potrebno več korakov potem so to projekti, ki potrebujejo projektni načrt, ki vključuje pregled aktivnosti. Če je manj kompleksno se vprašamo ali lahko dokončamo stvari v dveh minutah. Če lahko dokončamo. Če ne potem sta dve opciji: delegiranje (kje je aktivnost čakam – da dokonča nekdo drug) in odložitev, kjer določimo ali fiksno časovnico (koledar) ali pa naslednjo aktivnost, ki jo dokončamo, ko bo možno.
Za vsako od zadev, ki so akcijske je potrebno določiti dve stvari: kaj je projekt ali želeni izid in kaj je naslednja aktivnost. Za upravljanje akcijskih zadev boste potrebovali: seznam projektov, prostor za shranjevanje projektnih materialov in načrtov, koledarjev, seznam opomnikov naslednjih aktivnosti in seznam opomnikov zadev, na katere čakate.
Projekt je vsak želeni rezultat, ki se ga da doseči v enem letu in je zanj treba izvesti več korakov.
V koledar vpisujete: aktivnosti, ki se morajo zgoditi ob določeni uri; aktivnosti, ki se morajo zgoditi na določen dan in vse informacije, ki so pomembne neki dan.
Tedenski pregled je čas, ki si ga vzamete za: zbiranje in razjasnitev vaših zadev; pregled vašega GTD sistema; posodobitev vaših seznamov in čiščenje, razjasnitev, osvežitev in ustvarjanje celovitosti v GTD sistemu.
Kako se odločiti kaj boste počeli? Po vrstnem redu: okoliščine, razpoložljiv čas, količina razpoložljive energije in prioritete.
Ko dokončujete zadeve ste lahko vpleteni v: izvajanje vnaprej definiranega dela, izvajanje nenačrtovane aktivnost, ker se je pojavila potreba po tem in definiranje svojega dela.
Šest ravni aktivnosti glede prioritet:
- Peta raven: poslanstvo in načela.
- Četrta raven: vizija.
- Tretja raven: cilji.
- Druga raven: področja delovanja in odgovornosti.
- Prva raven: trenutni projekti.
- Izhodišče: trenutne aktivnosti.
Kako se kreativno lotiti projektov: pet faz projektnega načrtovanja
Najbolj izkušen načrtovalec na svetu so vaši možgani. Da lahko opravite katerokoli nalogo, mora vaš um narediti pet korakov:
- Definiranje namena in načel.
- Vizualizacija rezultata.
- Viharjenje možganov.
- Organiziranje.
- Identifikacija naslednjih korakov.
Odzivni model načrtovanja temelji na akciji, organizaciji, previharjenjem možganov ter namenu in viziji.
Namen: Če ni dobrega razloga, da nekaj počnemo, tega ni vredno početi.
Načela.
Vizija. Moč osredotočenja: paradigme, ki smo jim zvesti. Bolj smo pozorni na tisto, kar je skladno z našimi internimi verovanji in z vsebinami, s katerimi se identificiramo. Razjasnitev rezultatov.
Viharjenje možganov.
Organiziranje. Osnove so: prepoznati pomembne dele, urediti enega ali več delov, zaporedij, prioritet ter drobljenje v podrobnosti (do prave mere).
Vadba nestresne produktivnosti
Za začetke si zagotovimo čas, prostor in orodja
Dober delovni prostor je ključni dejavnik uspeha.
Svoj splošni arhiv imejte pri roki. Pospravljanje dokumentov v mape mora biti enostavno, izvedba mora biti možna v trenutku.
En sam abecedno urejen sistem.
Elektronski svet ima določene prednosti, saj obstaja možnost uporabe iskalne funkcije.
Zagotovite si veliko prostora za enostavno shranjevanje. Vaše fizične predale vedno skušajte imeti napolnjene le do treh četrtin.
Označite vaše dokumente z avtomatskim tiskalnikom etiket.
Preglejte vse dokumente in odstranite nepotrebne vsaj enkrat letno.
Zajem: zbiranje vseh »zadev«
Pri izvajanje zajema se lahko srečate z eno od naslednjih težav:
- Zadev imate preveč za en sam prostor za vhodne zadeve.
- Morda vas zanese v čiščenje in organiziranje.
- Določen del zadev imate morda že zbranih in organiziranih.
- Naletite na nekaj kritičnih zadev, ki bi se jih radi takoj lotili.
Cilj procesa zajema je, da med vhodne zadeve kar se da hitro spravimo vse, kar tja sodi.
Če ste uspešno spravili vse službene in zasebne zadeve iz svoje glave, je verjetno vaš prostor za vhodne zadeve precej poln, morda kar prekipeva od vsebin.
V vhodnih zadevah nočete ničesar pustiti za nedoločen čas.
Razjasnitev: Kako se lotiti vhodnih zadev
Lotiti se vhodnih zadev ne pomeni, da boste dejansko izvedli vse aktivnosti in projekte, o katerih ste na prostoru za vhodne zadeve zbrali zapise in gradiva. Pomeni pa, da se boste z vsako zadevo pobliže spoznali in se do nje ustrezno opredelili.
Glagol razjasniti ne pomeni »na zadevi porabljati čas«. Pomeni proces, ki poteka od opredelitve, kaj zahteva sploh je in kakšno aktivnost zahteva, do ustrezne umestitve v sistem.
LIFO metoda (last in, first out) je učinkovita. FIFO lahko pomeni, da odgovarjate na starejša sporočila.
Napake, ki jih lahko počnete v razjasnevanju je lahko, da ne veste kaj z zadevo narediti ali da vzamete prevelik kup zadev in jih rešujete vse skupaj. Sledi pravilu ena zadeva za drugo in nikoli dve hkrati.
Zadeve nikoli ne vračamo med vhodne zadeve.
Dokumente, ki so povezani z aktivnostmi, ločujte od drugih dokumentov.
Bistvo vseh postopkov, ki so namenjeni dozorevanju je, da posamezno zadevo tega tipa takoj spravite iz glave na primeren zunanji prostor. Opomnik o možni akciji naj se pojavi točno ob pravem času.
Izvajanje jasnih, definiranih nalog, ki imajo začetek in konec izravnava brezmejno kompleksnost, ki moje življenje pogosto polni s skrbmi. Robert Fulghum[3]
Ko ste se odločili, kaj je naslednja aktivnost, imate tri možnosti:
- Dokončaj/naredi.
- Delegiraj.
- Odloži.
Dvominutno pravilo je še posebej uporabno pri obdelavi elektronske pošte.
Sistematičen način delegiranja lahko pomeni eno od naslednjih možnosti:
- Ustreznemu naslovniku pošljete e-sporočilo.
- Napišete sporočilo na papir in pošljete zadevo dotični osebi.
- Dodate zadevo v seznam Teme za … naslednje srečanje s to osebo.
- Pogovorite se z osebo ali ji pošljete kratko sporočilo.
Če delegirate aktivnosti in če vam je vsaj malo mar, da bo zadeva pripeljana do rezultata, boste morali delegiranje zapisati.
Organiziranje: vzpostavitev pravih posod
Obstaja sedem osnovnih tipov zadev, ki jih boste z organizacijskega in izvedbenega vidika želeli spremljati in upravljati:
- Seznam Projekti.
- Projektni materiali.
- Aktivnosti in informacije, zapisane v Koledar.
- Seznam zadev, na katere čakate – Čakam.
- Referenčni materiali in arhivi.
- Seznam Nekoč – morda.
Ključno je, da so kategorije med seboj ločene.
Ko enkrat vest, kaj vse morate spremljati (in imate s tem v zvezi vse potrebne razjasnitve), potrebujete samo še sezname in mape.
Seznam ni prav nič več kot skupina zadev, ki imajo določene skupne lastnosti.
Obstajata dve osnovni skupini aktivnosti: tiste, ki morajo biti izvedene na določen dan in/ali ob določenem času, in tiste, ki morajo biti narejene takoj.
V Koledarju morajo biti zapisane samo aktivnosti, ki se morajo zgoditi prav na določen dan ali točno ob neki uri. V terminih, ki ostanejo prosti, izvajate vse preostale aktivnosti.
Če ste zelo mobilni je dobro, da imate tudi seznam Klici – to je seznam vseh klicev, ki jih morate opraviti.
Seznam Čakam je pomemben, prav tako je pomembno, da si nanj ob vsaki zadevi vpišete datum njenega vpisa in vse morebitne dogovorjene roke zaključkov.
Osnovni povod za organiziranje je zmanjševanje miselnih obremenitev. To pomeni izničiti potrebo po nenehnem razmišljanju – Kaj moram storiti glede tega?
Opomnike spravite tja, kjer jih boste opazili.
Vzpostavitev in vzdrževanje enega samega seznama vseh vaših projektov (projekt je vsaka zaveza ali želeni rezultat, ki zahteva več kot en akcijski korak) predstavlja pomembno izkušnjo. Projekta ne morete narediti, izvajate lahko le posamezne korake oz. aktivnosti, ki so potrebne za dokončanje projekta.
Skrite projekte imate zelo verjetno na treh primarnih področjih: trenutne aktivnosti, dolgoročni interesi in zaveze in trenutni problemi, težave in priložnosti.
Podporni materiali za projekte niso opomniki. So viri, ki podpirajo vaše aktivnosti in razmišljanja o projektih.
Ena od največjih težav večine ljudi je, da v sistemih za osebno upravljanje mešajo akcijske in neakcijske vsebine. Neakcijske zadeve so lahko: referenčni materiali oziroma arhiv, opomniki za zadeve, ki trenutno ne zahtevajo aktivnosti in zadeve, ki jih sploh ne potrebujemo (smeti).
Ločitev akcijskih od neakcijskih zadev je prvi korak do uspeha. Naslednji korak je ugotovitev, kakšno potencialno uporabo vidimo v informacijah, s tem v zvezi pa tudi kje in kako jih je treba organizirati. Popoln referenčni sistem ne obstaja.
Obstaja velika razlika med nečem, kar je na Nekoč – morda seznamu dobro upravljano, ter nečem, kar je le koš za kopico različnih zadev.
Koledar lahko uporabite tudi za opomnike za »nekoč« zadeve. Lahko imamo: sprožilce za aktiviranje projektov; dogodke, na katerih morda želimo sodelovati in sprejem odločitev.
Da bi sistem deloval, ga morate pregledovati in osveževati vsak dan.
Alfred North Whitebread: »Civilizacija napreduje tako, da množi število pomembnih delovanj, ki jih lahko izvajamo, ne da bi razmišljali o njih.«[4]
Premislek: Ohranimo vse sveže in delujoče
Vaš GTD sistem in vaša vedenja morajo biti vzpostavljena tako, da lahko vidite vse možne aktivnosti, ki jih morate videti, in to takrat, ko jih morate videti.
Če je vaš koledar zanesljiv in so vaši seznami aktivnosti usklajeni s trenutno realnostjo, sta to edina dva seznama v GTD sistemu, ki ju pregledujete pogosteje kot na nekaj dni.
Osveževanje je tridelna vaja: počistite zadeve, uskladite jih s trenutnim stanjem (osvežite) in bodite ustvarjalni.
- Preglejte seznam Naslednjih aktivnosti.
- Preglejte dogodke iz koledarja – nekaj tednov nazaj.
- Preglejte dogodke iz koledarja – nekaj tednov naprej.
- Preglejte seznam Čakam.
- Preglejte seznam Projekti.
- Preglejte vse relevantne kontrolne sezname.
Na neki točki morate razjasniti tudi večje in dolgoročne cilje, vizijo in načela, ki neizprosno usmerjajo, testirajo in spreminjajo prioritete, ko se odločate.
Delovanje: izberimo najbolj primerne aktivnosti
Trije okvirji za določanje prioritet:
- Model štirih kriterijev za odločanje o trenutni aktivnosti.
- Tridelni model za ocenjevanje dnevnega reda.
- Model šestih ravni za pregledovanje dela.
Model štirih kriterijev: okoliščine, razpoložljiv čas, razpoložljiva energija in prioriteta.
Tridelni model: izvajali boste vnaprej definirane naloge; izvajali boste naloge, ki se pojavljajo sproti in definirali boste vaše delo.
Šest ravni: raven pet – življenje, raven štiri – dolgoročne vizije, raven 3 – eno in dvoletni cilji, raven 2 – področja osredotočenosti in odgovornosti, raven 1 – trenutni projekti, temelji – trenutne aktivnosti.
Najpomembnejša stvar, ki jo moram urediti, je tista, ki jo imam največ časa na umu.
Naredite in vzdržujte seznam Področja osredotočenosti.
Spravimo projekte pod nadzor
Obstajata dve vrsti projektov, ki si zaslužita neko osnovno obliko načrtovalskih aktivnosti: tisti, ki tudi po tem, ko ste zanje že določili naslednjo aktivnost, še vedno pritegujejo vašo pozornost in tisti, v zvezi s katerimi se vam sproti pojavljajo potencialno uporabne zamisli.
Idealno je, če imate orodja za zajemanje vedno pri roki. Včasih je že to, da vzpostavimo mapo, v kateri izvajamo organizacijske aktivnosti, lahko dovolj, da imamo občutek nadzora. Idealnega orodja za upravljanje s projekti ni.
Osredotočite se na vsak projekt posebej, od vrha navzdol. Ko to počnete, se vprašajte: Kaj želim s tem v zvezi vedeti, zajeti, si zapomniti?
Moč ključnih načel
Moč navade zajema
Če v upravljanje dogovorov s samim seboj in z drugimi izkazujete integriteto, to optimizira vse vaše odnose.
Eden od načinov urejanja odprtih zadev se skriva v preprostem ne.
Ena od večjih prednosti GTD metode je, da po resnem prevzemu odgovornosti za zajem in spremljanje zadev dvakrat premislite, preden se zavežete k nečemu, česar v resnici ne želite narediti.
Nedokončanosti in nezajete zadeve kopičijo občutek pritiska in si jemljejo pozornost.
Moč odločanja o naslednji aktivnosti
Če niste povsem gotovo vedeli, kaj je naslednja aktivnost, je najverjetneje niste naredili.
Določanje, kako bo videti konkretno delo oz. naslednja aktivnost in organiziranje opomnikov, ki jim lahko zaupamo, so glavni ključi do izboljšanja produktivnosti in do ustvarjanja stanja sproščenosti.
Izkaže se, da imajo največje število neodločenih zadev najbolj brihtni in najbolj dojemljivi ljudje.
Vprašanje, kaj je naslednja aktivnost, sili v razjasnitev, v opredelitev odgovornosti, zahteva produktivnost in opolnomočenje.
Ko enkrat dosežeš, da se stvari dejansko zgodijo, začneš verjeti, da lahko zagotoviš, da se stvari zgodijo. In to zagotovi, da se stvari zgodijo.
Moč osredotočenosti na rezultat
Steven Snyder: »V življenju imamo le dva problema: vemo, kaj hočemo, vendar ne vemo, kako to dobiti in ne vem, kaj želimo.«[5]
Rešitvi sta tudi dve: zamislite si in uresničite.
Sydney J. Harris: »Idealist verjame, da kratkoročne zadeve ne štejejo. Cinik verjame, da dolgoročne zadeve nimajo pomena. Realist verjame, da to, kar je danes narejeno ali opuščeno, določa dolgoročno prihodnost.«[6]
GTD in kognitivna znanost
Možgani so ustvarjeni, da na osnovi zaznavanja vzorcev ustvarjajo ideje. Niso pa ustvarjeni za to, da bi zelo dobro pomnili in si zapomnili.
Ko svoj spomin uporabljate kot organizacijski sistem, vaš um z vidika učinkovitosti postane nemočen in nekompetenten.
GTD pristop vključuje več pogojev za izkušnjo zanosa. Omogoča namreč jasne cilje in prejemanje povratnih informacij.
Strategije, ki so vključene v vodenje samega sebe, so običajno ločene v tri skupine: strategije osredotočene na vedenje, strategije naravne nagrade in strategije konstruktivnih miselnih vzorcev.
Psihološki kapital je relativno nov okvir, znotraj katerega organizacijski psihologi ocenjujejo splošno stanje iznajdljivosti zaposlenih. Sestavljen je iz štirih opredeljivih virov: lastna zmogljivost, optimizem, upanje in trdoživost.
Pot do GTD mojstrstva
GTD je umetnost upravljanja toka dela in zavez do samih sebe in do drugih.
GTD predstavlja zemljevid na poti doseganja pozitivne, sproščene osredotočenosti, ki označuje vaše najbolj produktivno stanje.
[1] V knjigi na strani 26
[2] V knjigi na strani 46
[3] V knjigi na strani 163
[4] V knjigi na strani 216
[5] V knjigi na strani 297
[6] V knjigi na strani 299
