Pogajanja so del življenja. Vsi se pogajamo vsak dan. Čeprav se pogajamo vsak dan, se ni lahko pogajati.
Pogajalski pristopi niso le mehki ali trdi. Harvard Negotiation Project je razvil metodo načelnih pogajanj, ki je obenem trda in mehka. Kadar je le možno, poskušamo s to metodo doseči obojestransko korist. Kadar se interesi križajo, je treba vztrajati pri tem, naj izid temelji na poštenih merilih, neodvisnih od katerekoli strani.
Problem
Ne razpravljajte o stališčih
Ko vsak stran zavzame svoje stališče, ga zagovarja in potem popušča, da bi dosegla kompromise, je to pogajanje o stališčih.
Vsako pogajalsko metodo lahko ocenimo pot treh merilih:
- Metoda mora pripeljati do dogovora.
- Mora biti učinkovita in pripeljati do izboljšanja odnosa med strankami.
- Ne sme poslabšati odnosa med strankami.
Pogajanja o stališčih ne omogočajo dobrega dogovora, so neučinkovita, ogrožajo odnose. Več kot je udeležencev na takih pogajanjih, večje so slabosti razpravljanja o stališčih.
Igra pogajanja poteka na dveh ravneh. Ena raven je usmerjena na vsebino, druga pa na ravnanje z njo. Druga raven pogajanj je igra v igri. Vsaka poteza na drugi ravni pomaga strukturirati pravila igre.
Za preprosto metodo pogajanja so značilne štiri prvine:
- Ljudje: ločite ljudi od problema.
- Interesi: osredotočite se na interese, ne na stališča.
- Možnosti: poiščite različne možne rešitve še pred lastno odločitvijo.
- Merila: vztrajate pri tem, da izid temelji na objektivnem merilu.
Bodite razumni in odprti za argumente, dopustite načela, ne pa pritisk.
Metoda
Ločite ljudi od problema
Človeške lastnosti pogajalcev so pri pogajanjih lahko v pomoč ali pogubo. Vsak pogajalec ima dva interesa: samo vsebino pogajanj in odnos z drugimi pogajalci.
Odnosi lahko postanejo obremenjeni s problemom. Razpravljanje o stališčih povzroči spor med odnosom in vsebino.
Da bi se znašli v množici različnih težav, ki izhajajo iz človeških lastnosti pogajalcev, je treba upoštevati tri osnovne kategorije: zaznavanje, čustva in komunikacija. Ne smemo pa pozabiti, da se ukvarjamo tako s človeškimi lastnostmi na nasprotni strani, kot z lastnimi.
Zaznavanje
Vzrok za spor velikokrat ni objektivna stvarnost, temveč je vzrok v glavah ljudi.
Kako lahko izboljšate situacijo glede vpletenosti osebnih lastnosti v pogajanja:
- Postavite se v njihovo kožo. Sposobnost pogajalca, da vidi položaj tako, kot ga vidi nasprotna stran, je izjemno pomembna.
- Pomembno je da ne sklepamo o namerah drugih iz lastnih strahov.
- Krivdo za svoje probleme, ne smemo prenašati na druge.
- Pogovarjajte se o svojem zaznavanju. Nasprotna stran lahko želi stvari, ki jih mi lahko damo brez velike teže, vendar je še vseeno pomembno, da prilagodimo oceno vrednosti oceni druge strani in ne naši.
- Če lahko odreagiramo nasprotno od zaznavanja nasprotne strani in je ta reakcija pozitivna, storimo to.
- Prepustite nasprotni strani del izida tako, da sodeluje v postopku.
- Ohranite ugled. To pomeni, da je dogovor potrebno uskladiti z načeli in samopodobo pogajalcev, zato ne smemo podcenjevati njegovega pomena.
Čustva
- Poskušajte identificirati čustva na obeh straneh pogajanj.
- Pokažite svoja in sprejemajte čustva druge strani.
- Dovolite nasprotni strani, da izrazi svoj čustva, vendar ne nasedajte na čustvene izbruhe.
- Čustva se lahko obvladujejo tudi z uporabo simboličnih prijemov.
Komunikacija
Brez komunikacije ni pogajanj. Pogajanja so postopek dvosmerne komunikacije z namenom sprejeti skupno odločitev.
V komunikaciji obstajajo trije veliki problemi:
- Pogajalci se velikokrat ne pogovarjajo med seboj na način, da bi se razumeli. Včasih komunikacija poteka le zato, da bi naredili vtis na drugo stran.
- Velikokrat pogajalci ne poslušajo drugo stran, temveč se pripravljajo le na svoj odziv.
- Velikokrat pride do težav zaradi nerazumevanja. Kadar strani govorijo različne jezike, pa je težava nerazumevanja lahko še večja.
Ko ste dejavni poslušalec, lahko drugo stranko prosite za potrditev vašega razumevanja. Lahko jo prosite tudi za ponovitev in obrazložitev nejasnih elementov. Tudi povzemanje je dobra tehnika za razčiščevanje razumevanja.
Držite se tega, da govorite o sebi in ne o drugi strani.
Včasih je komunikacije lahko preveč, držite se namena, ki ga imate.
Osredotočite se na interese, ne na stališča
Osnovni problem pogajanj niso nasprotujoča stališča, temveč nasprotne potrebe, želje, zanimanja in strahovi.
V mnogih pogajanjih podroben pregled interesov v ozadju stališč razkrije, da obstaja več skupnih interesov kot nasprotnih.
Skupni interesi in različni, toda komplementarni interesi, lahko služijo kot temelj za dober dogovor.
Ugotavljanje interesov se začne tako z vprašanjem Zakaj kot Zakaj ne? Vedeti zakaj nasprotna stran nekaj želi in kaj jo ovira, da bi naredila določeno stvar, je izjemnega pomena. Prav tako pomembno je da vemo, na čigavo odločitev želimo vplivati in da razumemo, za katero odločitev nasprotna stran misli, da jo pričakujemo.
Ko ocenjujete interese nasprotne strani imejte v mislih tako lastne interese, kot skupinske. Vsaka stran ima več interesov. Najmočnejši interesi so osnovne človeške potrebe: varnost, ekonomska blaginja, občutek pripadnosti, spoštovanje in nadzor nad lastnim življenjem.
Da ugotovite različne interese nasprotne strani, jih je dobro zapisati, ko se pojavijo.
Namen pogajanj je zadovoljitev interesov. Pogovarjanje o interesih povečuje možnost njihove zadovoljitve. Za uspešna pogajanja je potreben ustvarjalni pogovor, ne da bi se vkopali v svoja stališča. Če želite, da nasprotna stran spoštuje vaše interese, pokažite, da spoštujete njihove.
Iščite rešitve za prihodnost in ne rešujte probleme preteklosti.
Bodite neizprosni do problema in mehki do ljudi. Trda pogajanja za lastne interese še ne pomeni, da smo zaprti za poglede nasprotne strani. Uspešno pogajanje pomeni, da ste odločni in odprti.
Oblikujte možnosti v obojestransko korist
Najkoristnejša sposobnost pogajalca je sposobnost oblikovanja možnosti.
V večini pogajanj obstajajo štiri glavne ovire, ki ovirajo oblikovanje več možnosti:
- Prenagljena sodba
- Iskanje enega odgovora
- Predpostavka o nespremenljivem obsegu pogajanj
- Način razmišljanja »reševanje njihovega problema je njihov problem«
Da bi si lahko izmislili ustvarjalne možne rešitve, boste morali:
- Ločiti iskanje možnih rešitev od obsojanja
- Širiti predlagane možnosti, namesto da bi iskali en odgovor
- Iskati skupne prednosti
- Izmišljati si načine, kako poenostaviti odločitve
Možganske nevihte so eden od možnih načinov iskanja rešitev, ki omeji obsojanje.
Pred možgansko nevihto:
- Opredelite namen
- Izberite nekaj udeležencev
- Spremenite okolje
- Razvijte neformalno ozračje
- Izberite moderatorja
Med možgansko nevihto:
- Posedite udeležence drugega ob drugega, da se soočijo s problemom
- Razjasnitev pravila igre, vključno s pravilom, da se ne kritizira.
- Sprostite svojo domišljijo
- Zapisujte zamisli tako, da jih vsi vidijo
Po možganski nevihti:
- Označite najbolj obetavne zamisli
- Razmislite, kako bi izboljšali najbolj obetavne zamisli
- Določite, koliko časa imajo udeleženci na voljo, da ocenijo zamisli in se odločijo
Če izpeljete možgansko nevihto z nasprotno stranjo, jo jasno ločite od pogajanj. Ločite oblikovanje možnih rešitev od odločanja o njih.
Oblikovanje možnih rešitev vključuje štiri vrste razmišljanja:
- Razmišljanje o določenem problemu – o dejanskem stanju
- Opisna analiza trenutnega stanja na splošno
- Splošna preučitev, kaj bi lahko storili
- Določitev specifičnega in izvedljivega predloga za izvedbo
To bi lahko opisali tudi z štirimi kvadrati na dveh linijah: prva je praktično in teoretično, druga je kaj je narobe in kaj bi lahko storili.
Pri razširjanju možnosti lahko pomagajo tudi pristopi kot so: glejte s stališča različnih strokovnjakov, oblikujte različno močne dogovore, spremenite obseg predlaganega dogovora.
Iščite skupne interese. Kot pogajalec boste skoraj vedno iskali rešitve, s katerimi bo zadovoljna tudi druga stran.
- Skupni interesi vedno obstajajo, lahko pa so zakriti.
- Skupni interesi so priložnost in ne božji dar.
- Poudarjanje skupnih interesov v pogajanju lahko omogoči, da pogajanja potekajo bolj gladko in prijateljsko.
Možne rešitve zapišite v obliki »predloga, na katerega se odgovori pritrdilno«. Poskusite olajšati odločitev nasprotni strani. Razumeti morate kdo se odloča in kaj se mora odločiti. Včasih lahko pomagajo primeri, ki so se že zgodili.
Vztrajajte pri uporabi objektivnih meril
Število obvez, ki jih mora vsaka pogajalska stran sprejeti in potem spremeniti, ko se bližata dogovoru, se zmanjša, če v postopku doseganja dogovora razpravljata o objektivnih merilih. Kadar je v pogajanja vpletenih več strani, so neodvisni standardi še pomembnejši.
Za uporabo načelnih pogajanj morate odgovoriti na dve vprašanji: Kako oblikovati objektivna merila? In Kako jih uporabiti v pogajanjih?
Objektivna merila morajo biti neodvisna od volje posamezne pogajalske strani. In morajo vsaj teoretično veljati za obe strani.
Oblikujte vsebino vseh pogajanj, kot da gre za skupno iskanje objektivnih meril. Najprej se strinjajte z načeli. Preden pričnete premišljevati o pogojih, se dogovorite o merilu ali merilih, ki jih boste uporabljali. Vztrajanje da mora dogovor temeljiti na objektivnih merilih, ne pomeni, da dogovor temelji le na merilih, ki ste jih predlagali vi.
Nikoli ne popustite pritisku.
Da, ampak…
Kaj, če je nasprotna stran močnejša od naše?
Razvijte svojo BATNO (Best Alternative to Negotiated Agreement). Ni metode, ki bi zagotovila uspeh v primeru, da ima vso moč nasprotna stran.
Ko ima nasprotna stran moč v svojih rokah, skozi dejstva ali pozicijo, potem imate vsaj dve možnosti. Da se zaščitite in ne sklenete dogovor, ki ga boste kasneje morali preklicati in da uporabite svoje prednosti, da sklenete najboljši možen dogovor, za doseganje vaših interesov.
Pri zaščiti gre velikokrat za postavljanje spodnje meje pri pogajalcih. Zaščita, ki jo nudi spodnja meja, ima precej slabosti. Omejuje možnosti in ovira domišljijo iskanja drugih rešitev. Velikokrat se tudi zgodi, da je spodnja meja postavljena previsoko.
BATNA omogoča, da iščete alternativne rešitve in jih primerjate z BATNO. Pomembno vprašanje, ki si ga vedno moramo zastaviti je, kaj bomo naredili, če se ne dogovorimo.
Pogosta napaka je psihološko gledanje svoje alternative kot na vsoto vseh alternativ. Težava je le v tem, da ne morete imeti vsote vseh alternativ. Če ne dosežete dogovora, morate izbrati samo eno možnost.
Oblikovanje možnih BATEN zahteva tri različne postopke:
- Izdelava seznama dejanj, ki bi jih bilo mogoče izpeljati, če ne dosežete dogovora
- Izpopolnitev najbolj obetavnih zamisli in njihovo preoblikovanje v uresničljive možnosti
- Poskusna izbira alternative, ki je videti najboljša
Boljša, ko je vaša BATNA, večjo možnost imate pri izboljšanju pogojev kateregakoli dogovora.
Preučite tudi BATNO nasprotne strani.
Če imata obe strani zanimivi BATNI, je morda najboljši izid pogajanj – za obe strani – da ne dosežeta dogovora.
Kaj, če nasprotna stran noče sodelovati? (Uporabite pogajalski jiu-jitsu.)
Obstajajo trije osnovni pristopi, s katerimi lahko pozornost nasprotne strani usmerite k bistvu problema:
- Namesto na stališča se usmerite na bistvo. To lahko storite sami.
- Izhodiščno razpravo o stališčih, usmerimo tako da pozornost nasprotne strani preusmerimo k bistvu problema. To strategijo avtorji imenujejo pogajalski jiu-jitsu.
- Tretja možnost je, da povabiš k pogajanjem tretjo pogajalsko stran.
Pogajalski jiu-jitsu temeljni na tem, da se na napade ne odzoveš, temveč se mu izogneš in uporabiš njihov napad za svoje koristi. Ponavadi napad nasprotne strani sestavljajo trije manevri: zagovarjanja lastnih stališč, napad na vaše zamisli in napad na vas.
Ne napadajte njihovih stališč, poskusite razumeti razloge. Vztrajanje pri svojih zamislih je lahko kontraproduktivno. Spodbujajte kritiko nasprotne strani, da dobite dovolj informacij, kako razmišljajo. Včasih jih vprašajte za nasvet. Preoblikujte napad na vas v napad na problem. Sprašujte in delajte odmore med vprašanji. Vprašanja namesto trditev in tišina imajo izjemno moč.
Postopek s tretjo pogajalsko stranjo je lahko zelo učinkovit, še posebej če se ga opredeli kot postopek z enim besedilom, kjer to besedilo kreira posrednik, torej tretja stran in kjer imata obe strani pa usklajenem osnutku le eno možnost, da se odločita da ali ne. Postopek z enim besedilom predvideva pripravo osnutka in potem zbiranje pripomb.
Bistvo načelnih pogajanj je v odprtosti do prepričevanja s pomočjo objektivnih dejstev in načel. Dajanje podpore nasprotni strani je ključno za ločevanje ljudi od problema oziroma odnosa od vsebine pogajanj. Analiza dejstev lahko zveni kot grožnja, če je le mogoče vprašajte. Načelni pogajalec niti ne sprejme niti ne zavrne stališč nasprotne strani. Načelna pogajanja zahtevajo dobro komunikacijo. Dober pogajalec le redko takoj sprejme pomembno odločitev. Preden daste v načelnih pogajanjih predlog, morate naprej razložiti utemeljitve. Ko nasprotna stran vplete v pogovore svoje interese, je možen dogovor, ki poskrbi za te interese.
Kaj če uporabljajo zvijače? (Kako ukrotite nepopustljivega pogajalca?)
Kadar kaže, da nasprotna stran uporablja spletkarsko taktiko, obstajajo trije koraki za pogajanja o pravilih pogajanj:
- Prepoznavanje taktike
- Pogovor o problematiki
- Dvom v ustreznost in zaželenost taktike
Najpomembnejši namen načenjanja pogovora o taktiki je, da dobite priložnost za pogajanje o pravilih igre.
Nekaj pogostih sleparskih taktik lahko razdelimo v tri kategorije:
- Načrtno zavajanje
- Lažni podatki
- Dvomljiva pooblastila
- Dvoumni nameni
- Nepopolno razkritje ni isto kot zavajanje
- Psihološka prisila
- Stresne situacije
- Osebni napadi
- Delitev vlog pogajalcev na videz naklonjenega in na videz nenaklonjenega pogajalca
- Grožnja
- Taktike načelnega pritiska
- Odklonitev pogajanj
- Skrajne zahteve
- Naraščajoče zahteve
- Taktika vkopavanja
- Trdosrčni partner
- Preračunana zamuda
- Sprejmite ali pustite
Če imate pooblastila za popuščanje le vi, boste popuščali le vi.
Kjer je pri dogovoru možno napačno razumevanje namenov nasprotne strani, je možno v dogovor vnesti pogoje.
Grožnje so najbolj zlorabljena taktika pogajanj. Groziti je preprosto, mnogo lažje kot kaj ponuditi. Dobri pogajalci le redko uporabijo grožnje.
Taktika vkopavanja omogoča okrepitev pogajalske pozicije, toda zmanjša nadzor nad položajem.
